In een schaarse arbeidsmarkt telt elke sollicitant. Mensen die op zoek zijn naar een nieuwe baan hebben immers wat te kiezen. Het sollicitatiegesprek kan zomaar de doorslag geven in de keuze van de kandidaat. Dus doe je er alles aan om een goed sollicitatiegesprek te voeren. Met als resultaat dat je een goed beeld hebt gekregen van de sollicitant en dat de kandidaat precies weet wat hij of zij mag verwachten in de nieuwe functie. We geven je 10 tips om van het sollicitatiegesprek een succes te maken.
10 Sollicitatievoeren tips
Tip 1 Doe je huiswerk
De tijd dat sollicitanten tijdens het gesprek vooral aan het werk waren en je als HR-professional achterover kon leunen is voorgoed voorbij. Een goed sollicitatiegesprek vraagt om een gedegen voorbereiding van beide partijen. Formuleer aan de hand van het functieprofiel een aantal vragen en zorg dat deze ook allemaal in het gesprek concreet beantwoord worden. Kijk ook naar de setting van de vacature en ga op zoek naar persoonlijkheidskenmerken die daarbij passen. Toets deze bij de kandidaat.
Tip 2 Wees professioneel
Houd je aan de algemeen geldende omgangsregels en etiquette. Benader een sollicitant op dezelfde wijze als je zou doen bij je grootste klant. Dus zorg dat je ruim op tijd bent en ontvang de sollicitant vriendelijk en professioneel. Zorg dat de omgeving en natuurlijk ook jijzelf er verzorgd uitzien. Doe er alles aan om de kandidaat een positieve ervaring over te laten houden aan het gesprek, ongeacht of hij/zij de functie krijgt of voor de baan kiest. Een negatieve ervaring gaat namelijk al snel rond op sociale media en dat schaadt het imago van je organisatie.
Tip 3 Houd het ontspannen
Ook al hebben sollicitanten tegenwoordig wat te kiezen; een sollicitatiegesprek is voor mensen toch wel iets spannends. Stel je kandidaat dus eerst op zijn/haar gemak. Duik niet meteen de diepte in, maar begin met wat luchtige onderwerpen als het weer, verkeer of vergelijkbaar. Bied de kandidaat iets te drinken aan en zorg dat er een glas water staat. Vertel ook even iets over jezelf zonder het zwaar te maken. Bijvoorbeeld hoe je zelf die dag naar het werk bent gegaan of waar je vandaan komt. Stel ook eventuele andere aanwezigen voor en leg, voor je begint, de sollicitatieprocedure in hoofdlijnen uit. Stem ook nog even de beschikbare tijd af; het voorkomt dat de kandidaat nerveus op de stoel gaat wippen omdat de parkeermeter afloopt.
Tip 4 Stel een team samen
Iedereen heeft wel een blinde vlek en daarom is het verstandig om een sollicitatiegesprek altijd met meer mensen te voeren. Betrek toekomstige collega’s en de leidinggevende bij de sollicitatieprocedure en geef ze een duidelijke opdracht. Voor een kandidaat is het ook fijn om al een beeld te krijgen van de mensen met wie hij/zij gaat werken. Geef de sollicitant ruimte om vragen te stellen aan de leidinggevende of mogelijk toekomstige collega’s.
Tip 5 Wees authentiek en verrassend
Een sollicitant voert soms wel tientallen gesprekken in korte tijd. Je kunt je voorstellen dat als iedereen dezelfde vragen stelt, dit heel voorspelbaar en saai wordt. Wees dus creatief in de vragen die je stelt of de setting waarin het gesprek plaatsvindt. Waarom in een saaie vergaderkamer als je ook al pratend door je organisatie kunt wandelen? Kan je meteen vragen wat hem/haar is opgevallen tijdens de rondleiding!
Tip 6 Let op de balans
Tijdens een goed sollicitatiegesprek hebben zowel de organisatie als de sollicitant vragen gesteld en zijn ze ongeveer evenveel aan het woord geweest. Er zijn natuurlijk sollicitanten die -soms van de zenuwen – beginnen te ratelen en blijven doorpraten. Zorg dat je de regie houdt en alle vragen kunt stellen die je hebt voorbereid. Andersom geldt hetzelfde. Het is voor een sollicitant frustrerend om na het gesprek te concluderen dat hij/zij zich niet volledig heeft kunnen presenteren. Geef dus aan het eind van het gesprek de kandidaat ook altijd nog de gelegenheid om vragen te stellen of punten toe te lichten die niet eerder aan de orde zijn geweest. Een kandidaat die dan helemaal geen vragen heeft, heeft zich meestal ook niet goed voorbereid.
Tip 7 Presenteer je organisatie
Zoals een sollicitant tijdens het sollicitatiegesprek zijn/haar best zal doen om zich zo goed mogelijk te verkopen, mag jij dat ook doen voor je organisatie. Laat je organisatie van de beste kant zien. Want ook de kandidaat moet ervan overtuigd raken dat uit alle mogelijkheden die er zijn, jouw vacature de beste plek is voor de toekomst. Vertel dus over arbeidsvoorwaarden, ontwikkelmogelijkheden en opleidingen. Vertel ook over leuke teamuitjes, kerstactiviteiten of vrijdagmiddagborrels. Zorg dat de sollicitant achteraf nooit kan zeggen: “Als ik dát had geweten, dan had ik wel voor die baan gekozen…”
Tip 8 Maak notities
Als je bij een klant of prospect op bezoek gaat, maak je achteraf een bezoekverslag. Dat verslag maak je met behulp van de aantekeningen die je tijdens het gesprek bijhoudt. Het maken van notities laat ook zien dat je het gesprek serieus neemt. Voor een sollicitatiegesprek geldt hetzelfde. Maak notities en een kort verslag. Praat ook gemakkelijker als je binnen de organisatie met anderen de kandidaten wilt doornemen. Vermeld aan de kandidaat wel dat deze notities na het afronden van de procedure worden vernietigd, conform de regels van AVG.
Tip 9 Oordeel niet te snel
Ieder mens is menselijk en om ons complexe leven overzichtelijk te houden, stoppen we alles al snel in hokjes. Ook een sollicitant maakt bij jou een goed of minder goede eerste indruk. Dwing jezelf om die indruk te parkeren en je open en kritisch te blijven opstellen. Realiseer je altijd daarbij dat de sollicitant niet bij jou op de kamer komt te zitten en je er ook niet mee op vakantie hoeft. Het gaat erom of de kandidaat past in het team en bij de functie. Dat betekent over het algemeen voor een ICT-afdeling heel iets anders dan bij HR.
Tip 10 Na het sollicitatiegesprek
Je kan een heel goed sollicitatiegesprek voeren, maar als de kandidaat daarna niets meer van je hoort, is alles voor niets geweest. Wees dus duidelijk naar de sollicitant wat er na het gesprek gaat gebeuren, hoe de verdere procedure eruit ziet en wanneer hij/zij meer informatie mag verwachten. En houd je strikt aan alle afspraken; sterker nog: als je zegt over een week te bellen, bel dan net iets eerder. Geef ook de mogelijkheid om tussendoor nog even contact te hebben voor vragen of meer informatie.
Succes met je sollicitatiegesprek. Wil je meer weten over werken naar meer betrokken en bevlogen werknemers? Neem contact op met Solkie of doe de demo zelf.
