Als HR-professional sta je sterker met een goed doortimmerde business case om je idee of plan door te voeren, zeker als er geld mee gemoeid is. Met deze kosten-batenanalyse onderbouw je de meerwaarde van de investering. Maar hoe pak je dat aan? In dit blog vertellen we je hoe je met drie stappen de handen op elkaar krijgt voor je plannen.
Voor je begint
Voor je überhaupt aan een business case begint, is het essentieel om het probleem of de situatie waarmee je aan de slag wilt, helder te hebben. Wees daarin zo concreet en volledig mogelijk, zodat het niet alleen voor jou, maar ook voor alle andere stakeholders duidelijk is.
Daarnaast moet je helder voor ogen hebben wat je met je plannen wilt bereiken. Alle mensen die jouw investeringsplannen moeten goedkeuren, moeten overtuigd zijn van de meerwaarde voor de organisatie.
Het draait om meer dan geld
Besef je dat het bij investeringsplannen over meer gaat dan alleen geld. Je voorstel zal bijvoorbeeld beoordeeld worden op mate van urgentie en haalbaarheid. Ook spelen aspecten als planning, looptijd, complexiteit, capaciteit en veiligheid een rol. Vraag je ook af in hoeverre je meerwaarde of opbrengsten concreet kunt maken. Hoe afhankelijk zijn de resultaten van externe factoren, zoals ontwikkelingen op de arbeidsmarkt?
Stappenplan business case
Uiteindelijk draait het bij business cases bijna altijd om geld. Je zult dus alles moeten doorrekenen tot harde Euro’s. Als implementatie langer duurt dan gepland, wat kost dat dan extra? Als de organisatie intussen 50 extra werknemers telt, wat betekent dat voor de kosten en opbrengsten? Aangezien je nooit alles kunt voorspellen, zul je bepaalde aannames moeten doen. Wees daar niet terughoudend in, maar vergeet niet duidelijk te onderbouwen hoe je tot een bepaalde aanname komt. Om tot een business case te komen, doorloop je drie stappen: inventarisatie, realisatie en communicatie.
Stap 1: Inventarisatie
Je begint met het verzamelen van alle relevante informatie die betrekking heeft op de situatie of het probleem wat je aan wilt pakken en je plannen om dit aan te pakken. Van heel breed tot heel concreet:
- Beschrijf de huidige situatie, hoe deze is ontstaan en wat het probleem is
- Wat zijn precies de knelpunten en wat zijn de factoren die hierop van invloed zijn
- Wat wil je met je plan precies bereiken
- Wat zijn de randvoorwaarden voor het uitvoeren
- Welke middelen heb je nodig en welke zijn al aanwezig
- Welke belangen van de organisatie zijn hiermee gediend
- Hoe verhoudt jouw plan zich met trends in de branche
- Welke factoren zijn van invloed op het resultaat van je plannen
- Op welke manier kan je die onzekerheden ondervangen
- Wat zijn de mogelijke gevolgen als je plan niet wordt uitgevoerd.
Stap 2: Realisatie
Als je alle informatie op een rijtje hebt, kan je deze verwerken tot je plan. Je verwerkt de gegevens tot concrete voorstellen, inclusief afweging, onderbouwing en investeringen qua tijd, middelen en mensen. Onderstaande vragen kunnen je helpen bij het ordenen van je informatie en opzetten van je business case:
- Welke gegevens zijn relevant voor je plan
- Wat is de belangrijkste winst van je plan
- Welke mogelijk voor- en nadelen heeft je plan voor verschillende doelgroepen
- Zijn er mogelijke alternatieven voor je plan
- Wat is je visie achter de oplossing en waar sluit deze aan bij de strategie van de organisatie
- Welk kosten-batenmodel kan je het best gebruiken voor je plan
- Hoe maak je de voortgang en resultaten van je plan concreet, meetbaar en inzichtelijk.
Om je even op weg te helpen, kan je onderstaande matrix gebruiken als kosten-batenmodel om de onderdelen van je plan financieel concreet te maken. Het laat meteen zien welke factoren van invloed zijn op het resultaat. Stel dat je een plan hebt voor het verbeteren van vitaliteit:
| Kosten | Baten | |||
| Vitaliteit | Kosten | Mens & middelen | Besparing | Opbrengst |
| Sportabonnement | ||||
| Training gezond eten | ||||
| Training beter slapen | ||||
| Gezonde kantine | ||||
| Minder verzuim | ||||
| Meer productiviteit | ||||
Stap 3: Communicatie
Gefeliciteerd! Je business case is klaar. Althans, bijna. Want nu is het nog zaak dat jij je plan verkocht krijgt. Wat helpt is je af te vragen wat voor de verschillende partijen die jouw business case beoordelen en daarmee bepalen of jij je plannen kunt doorzetten, van belang is. Die punten kun je benadrukken in de managementsamenvatting of begeleidend schrijven die je aan de business case toevoegt. Je kan ook kiezen voor een andere vorm van presenteren, zoals een Powerpoint of video.
Onderstaande vragen kunnen je bij deze laatste stap helpen:
- Wie hebben een belang bij deze business case
- Op welke manier kan je ze het best bereiken
- Welke belangen hebben zij
- Wat zijn de mogelijke bezwaren die de verschillende partijen kunnen hebben
- Op welke manier kun je die bezwaren weerleggen
- Wat is jouw Plan B; wat is je ‘wisselgeld’.
Nog een paar tips
Geef je business case een sexy titel. Iets wat aantrekkelijk klinkt en gemakkelijk beklijft
Wees reëel. Beloof geen gouden bergen of dingen die je niet kan waarmaken. Moffel ook geen mogelijke risico’s weg, maar laat zien dat je ze onderkent en er over na hebt gedacht hoe je ermee om gaat.
Maak de effecten van je plannen inzichtelijk. Zo kun je met Solkie maandelijks meten hoe de stand van zaken is, binnen je organisatie als het gaat om medewerkerstevredenheid en bevlogenheid bijvoorbeeld.
