Hoe kies je de juiste personeelstool?

Hoe kies je de juiste personeelstool, Solkie, Groei door te vragen

Personeelstools, ook wel HR-tools genoemd, automatiseren de processen rondom personeel, urenregistratie, salaris, verzuim, personeelsdossiers, loopbaanontwikkeling en ga zo maar even door. Ze zijn er in allerlei soorten en maten en dat maakt kiezen best lastig. Want voor je het weet, kies je een pakket dat niet past bij je organisatie of niet doet wat je ermee wilt bereiken. Er zijn legio voorbeelden van organisaties die met de implementatie van een personeelstool beginnen en verzanden in een tijdrovend project dat nooit een succesvol einde kent.


Voorbereiding

De keuze van een personeelstool die zit als gegoten en waarmee je ook in de toekomst verder kunt, vraagt om een goede voorbereiding. Dat begint met een grondige inventarisatie van de wensen en mogelijkheden. Het vereist kennis van de verschillende aanbieders en tools en dan is er natuurlijk nog de financiële kant van het verhaal. Want het maakt wel degelijk een verschil of je kiest voor een personeelstool waarmee je alleen de personeelsdossiers beheert of dat je kiest voor een modulair systeem waarin ook je medewerkers via verschillende kanalen kunnen werken.


10 selectiecriteria voor een personeelstool

In dit blog gaan we er even gemakshalve van uit dat je huiswerk klaar is. Je weet wat je nodig hebt en wat er in de markt te koop is. Je weet ook wat je financiële mogelijkheden zijn en wat de grenzen zijn in kennis en capaciteit van je IT-organisatie. Dan wordt het tijd om te schrappen. De onderstaande checklist kan je helpen om te komen tot een shortlist, om zo je beste passende personeelstool te selecteren.


  1. Implementatie

Inventariseer wat er nodig is om de tool of het pakket te implementeren. Heb je voldoende kennis in huis of moet je dat extern inhuren. En hoeveel tijd gaat dat kosten? Je hoeft niet te kiezen voor de snelste of gemakkelijkste oplossing, maar kies wel voor een reële, waarvan het implementatietraject is te overzien.


  1. Integratie

Kies een personeelstool of HR-pakket dat compatibel is met andere pakketten waarmee de organisatie werkt, zodat het bijvoorbeeld met behulp van API’s met elkaar kan communiceren. Vooral de aansluiting op de financiële software is een must.


  1. Gebruikersgemak

We zijn gewend geraakt aan intuïtieve applicaties op onze smartphones en softwarepakketten als MS Office. Elke tool die op vergelijkbare wijze werkt, is gemakkelijk aan te leren. Let dus op de user interface: is het overzichtelijk en aantrekkelijk?


  1. Multichannel

Afhankelijk wie ermee gaan werken, is het belangrijk dat de tool ook kan worden gebruikt op een laptop of smartphone. Kan je er ook in de cloud mee werken of moet alle data op een vaste server worden opgeslagen?


  1. Rapportage

Welke rapportagemogelijkheden biedt de personeelstool? Heb je een overzichtelijk dashboard en kan je met één druk op de knop rapportages printen of moet je eerst allerlei gegevens bewerken?


  1. Portals

Het kan handig zijn als medewerkers zelf kunnen inloggen om bijvoorbeeld gegevens in te voeren of hun persoonsgegevens te beheren. Biedt de tool deze mogelijkheden en is het gebruiksvriendelijk?


  1. Flexibel

In hoeverre is de tool aan te passen aan veranderende behoeften of omstandigheden? Is er ruimte voor maatwerk? Zijn er verschillende modules of is het een compleet pakket? Hoeveel ga je daarvan daadwerkelijk gebruiken en biedt het voldoende mogelijkheden voor de toekomst?


  1. Leverancier

Wie levert de tool en hoe is de bereikbaarheid en service van deze organisatie? Wat zijn de leveringsvoorwaarden en wie is je aanspreekpunt?


  1. Veiligheid

Met alle wet- en regelgeving op het gebied van persoonsgegevens en privacy is het belangrijk om te weten hoe veilig de tool is, zowel qua opslag van data als qua gebruik.


  1. Leuk!

Hoe leuk is het om met de tool te werken? Dat gaat verder dan eenvoud en gebruiksgemak. Zeker als je van medewerkers verwacht dat ze de tool actief gaan gebruiken, bijvoorbeeld met medewerkerstevredenheidsonderzoeken, kan de funfactor doorslaggevend zijn.


Dit overzicht van 10 selectiecriteria is zeker niet compleet en zaligmakend, maar biedt wel handvatten om een weloverwogen keuze te maken. Solkie helpt organisaties bij het frequent inventariseren en meten van werkplezier en bevlogenheid. De tool die wordt gebruikt, is eenvoudig te integreren met andere personeelstool en HR-software en biedt daarnaast aantrekkelijke dashboards en overzichtelijke rapportages. En ook aan de factor ‘Leuk!’ is gedacht, door elementen van gamification toe te voegen.

Deel dit artikel
Gerelateerde Blogs
Doelgericht-managen,-solkie-groei-door-te-vragen

Doelgericht managen

Als organisatie heb je een doel voor ogen. Vaak is dat omschreven in een visie. Voor veel mensen is het verschil tussen een missie en

Lees meer
Zoeken
Aanbevolen Blogs
Nieuwsbrief

Altijd op de hoogte blijven? Meld je dan nu aan voor onze nieuwsbrief!

Lees alles over...
Ervaar het zelf

Zelf Solkie een keertje uitproberen?