We krijgen regelmatig de vraag of het verplicht is om een medewerkersonderzoek anoniem in te laten vullen. Het antwoord daarop is “nee”. Maar daar voegen we meteen aan toe dat het wel verstandig is. Uit recent onderzoek onder medewerkers blijkt dat 78,3% wil dat hun ingevulde vragenlijst anoniem blijft. Ook geeft 75% aan dat ze eerder geneigd zijn om een vragenlijst in te vullen als dit anoniem kan. Wil je dus een hoge respons, dan maak je het invullen van de vragenlijst anoniem en garandeer je dat deze ook anoniem wordt verwerkt.
Met de huidige privacywetgeving (AVG) zijn er tal van regels en voorschriften waar een onderzoek onder medewerkers aan moet voldoen. Niet alleen aan de wijze waarop de vragenlijst wordt ingevuld, maar ook hoe daarna de antwoorden worden verwerkt, geanalyseerd, gerapporteerd en opgeslagen. Voor veel bedrijven is alleen dat al reden genoeg om een gespecialiseerde externe partij het medewerkersonderzoek uit te laten voeren. Voor diegenen die het zelf willen doen, delen we vanuit onze ervaring nog wat aanvullende tips voor een hogere respons.
Tips voor nog meer respons
Korte vragenlijst
Het lijkt misschien een open deur, maar we zien te vaak ellenlange vragenlijsten waar medewerkers niet eens aan willen beginnen of waarbij ze halverwege afhaken. Hou het dus kort. Twaalf korte vragenlijsten leveren meer informatie dan een lange, terwijl onder de streep het aantal vragen hetzelfde is. In het onderzoek gaf 94,1% aan dat ze een vragenlijst invullen als ze kort zijn.
Korte vragen
Hou niet alleen de vragenlijst kort, maar ook de vragen. Gebruik korte zinnen en vermijd ingewikkeld taalgebruik. Keep it simple and stupid (KISS). De meeste mensen houden niet van lezen, dus als het korter kan, doe dat dan.
Geen open vragen
Open vragen dwingt mensen om zelf antwoorden te formuleren. Veel mensen vinden dat moeilijk of hebben daar geen zin in. Wil je toch open vragen gebruiken voor meer nuance of verdieping, stel ze dan aan het eind van de vragenlijst en houd het aantal beperkt.
Deel de resultaten
Als medewerkers meteen zien wat anderen hebben ingevuld, motiveert dat om de vragenlijst af te maken. In het onderzoek geeft 49% op voorhand aan de vragenlijst helemaal in te vullen als ze de resultaten te zien krijgen.
Stuur een herinnering
Mensen vergeten dingen en de waan van de dag overheerst. Van uitstel komt vaak afstel, dus is het slim om nog een herinnering te sturen. Maak het de medewerkers gemakkelijk en stuur meteen de link naar de vragenlijst mee. In het onderzoek zegt ruim 66% de vragenlijst alsnog in te vullen als ze een herinnering krijgen. Ook geeft 75,3% aan dat het na drie herinneringen wel mooi is geweest.
Motiveer het belang
Waarom zou je aan iets meewerken als je niet weet waarvoor het dient. Motiveer dus het belang van het onderzoek en spits dat toe op het voordeel voor de medewerker. Als vooral het organisatiebelang wordt benadrukt, is het gemakkelijk om te denken: “Als nou al die anderen meedoen, hoef ik de moeite niet te nemen.”
Kennis en ervaring
Als je succesvol een onderzoek onder medewerkers wilt uitzetten, is het dus slim om gebruik te maken van de kennis en ervaring van anderen. Bij Solkie voeren we elke dag medewerkersonderzoeken uit. Daarnaast monitoren we ook elke dag wat in die onderzoeken wel en wat niet werkt. Zo worden onze onderzoeken steeds beter, gebruiksvriendelijker en leveren ze vooral een hoge respons op. Wil je daar meer over weten? Bel Solkie.
