Hoe verbeter je prestaties met een beoordelingsgesprek

gratis

Inclusief 33 praktische tips voor een krachtig beoordelingsgesprek, die velen nog niet toepassen.

Deze blog is geactualiseerd in augustus 2020

Een beoordelingsgesprek dat goed wordt uitgevoerd, motiveert medewerkers tot betere prestaties, wat leidt tot een beter resultaat. Voor jou als leidinggevende is het de tool om mensen aan te zetten tot verdere ontwikkeling en verbetering van hun prestaties. Dit artikel biedt jou alles wat nodig hebt om een goed beoordelingsgesprek te voeren.

Inhoud van dit artikel

• Onderdelen van een krachtig beoordelingsgesprek
• Verschil tussen beoordelings- en functioneringsgesprek
• Hard op de inhoud, zacht op de persoon in de praktijk
• Soorten beoordelingsgesprekken
• 33 praktische tips voor een krachtig beoordelingsgesprek

Definitie Beoordelingsgesprek

Een beoordelingsgesprek is een gesprek tussen een werknemer en zijn leidinggevende waarin het functioneren van de werknemer door de leidinggevende wordt beoordeeld. Dit in tegenstelling tot het functioneringsgesprek waarin het wederzijds functioneren van de werknemer en diens leidinggevende besproken wordt.

Bron: Wikipedia

Onderdelen van een krachtig beoordelingsgesprek

Als leidinggevende heb je de regie. Het verloop van het gesprek en de verschillende onderdelen zijn dan ook vanuit jouw perspectief geschreven.

1. Agenda

Jij stelt je de agenda op en doet dat bij voorkeur ruim van tevoren, zodat de medewerker zich kan voorbereiden. Naast de volgorde van onderwerpen staat ook het doel van het gesprek in de agenda. Voorkom dat je al een oordeel in de vooraf toegestuurde agenda zet. Je medewerker moet de mogelijkheid krijgen om gespreksonderwerpen aan de agenda toe te voegen.

2. Opening. Begin met de conclusie

Begin meteen met de conclusie. Jouw besluit leg je meteen op tafel. Wel of geen promotie, bijvoorbeeld. Je geeft vervolgens aan hoe jouw oordeel tot stand is gekomen. Als de beoordelingscriteria vooraf bekend zijn, gaat dit het gemakkelijkst. Daarna geef je aan wat je verder nog wilt bespreken. Je neemt de agenda door en vult die eventueel aan met punten van de medewerker.

3. Reactie van de medewerker

Na het geven van de eindconclusie  – jouw oordeel – is het aan de werknemer om hierop te reageren. Luister goed en vat samen. Wanneer er onduidelijkheden zijn, vraag dan door. Een negatieve beoordeling kan boosheid of verdriet teweegbrengen. Benoem deze gevoelens. Wees empathisch en begripvol. Maar vlak je oordeel niet af.

4. Afspraken maken

Maak concrete afspraken na elk besproken punt. Wie gaat wat doen en op welke moment en wanneer moet het klaar zijn? Dit geeft de grootste kans van slagen.

5. Afronden van het gesprek

Sluit een beoordelingsgesprek altijd positief af. Dank iemand bijvoorbeeld voor de inzet of geef aan welke ontwikkeling je hebt waargenomen en wat je daaraan waardeert. Vat alles nog een keer samen inclusief de gemaakte afspraken. Voorkom dat iemand te geëmotioneerd vertrekt. Wanneer dat niet lukt, maak dan een nieuwe afspraak. Dat voorkomt demotivatie voor de zojuist gemaakte afspraken.

Leg alles schriftelijk vast en laat de medewerker dit het liefst ondertekenen, al is het maar voor ‘gezien’. Berg het document op in het personeelsdossier conform de regels van de AVG – nieuwe Europese privacywetgeving

Verschillen tussen een beoordelingsgesprek en een functioneringsgesprek

Hard op de inhoud, zacht op de persoon in de praktijk

Je kent vast wel de uitspraak: ‘Hard op de inhoud en zacht op de persoon.’ Dat klinkt eenvoudig, maar blijkt in de praktijk best lastig te zijn om toe te passen. Zeker tijdens een beoordelingsgesprek zijn inhoud en persoon soms moeilijk van elkaar te scheiden.

Tijdens een beoordelingsgesprek oordeel je als leidinggevende alleen op resultaten, over de houding en het gedrag op het werk. Over onderwerpen zoals persoonlijke (privé) omstandigheden, meningen, behoeften en gevoelens toon je alleen maar empathie. Je herhaalt wat iemand zegt en controleert of je zijn/haar behoefte juist hebt ingeschat. Je oordeelt daar niet over. Hieronder een praktijkvoorbeeld hoe dat eruit kan zien.

Leidinggevende: ik zie de afgelopen week een daling in de resultaten. Hoe komt dat?

Medewerker: Mijn hond is overleden door een auto-ongeluk. En ik ben er af en toe gewoon niet bij met mijn hoofd.

Leidinggevende: Klopt het dat je nog veel verdriet hebt?

Medewerker: Nee dat valt wel mee. Ik ben vooral woedend op degene die dronken achter het stuur zat en mijn hond dood reed. Ik zit nu midden in een rechtszaak.

Leidinggevende: Als mens raakt je verlies mij. Ik vind het naar voor je en wat zou jou kunnen helpen om toch weer de resultaten te halen die we hebben afgesproken?

Medewerker: Ik zou graag flexibeler mijn werkuren willen kunnen indelen. Zodat ik meer ’s avonds en in het weekend kan werken en overdag alles kan regelen.

Leidinggevende: Waarom ben je niet eerder naar mij toe gekomen hierover?

Medewerker: Ik dacht dat je het niet zou begrijpen.

Leidinggevende: Als jou onrecht aangedaan is dan word je boos, heb ik dat juist?

Medewerker: Ja dat is het.

Leidinggevende: Ik heb begrip voor je boosheid. Maar dat je boos bent is natuurlijk geen excuus voor het niet halen van de afgesproken resultaten. Je geeft aan flexibelere uren te willen werken. Laten we dat een maand proberen. Volgende maand bespreken we de resultaten. Gaat het met deze afspraak wel lukken om de resultaten te halen eind deze maand?

Medewerker: Ja, dank voor je begrip.

Soorten beoordelingsgesprekken

Beoordelingsgesprekken zijn bedoeld om prestaties van medewerkers te verbeteren. Het ondersteunt medewerkers bij het verbeteren van hun prestaties. Een krachtig beoordelingsgesprek draagt bij aan meer betrokkenheid en bevlogenheid bij medewerkers. Betrokken en bevlogen medewerkers leveren hogere prestaties en dat leidt meestal tot meer resultaat.

Doordat Solkie maandelijks bij verschillende bedrijven de betrokkenheid en bevlogenheid meet, zijn we ook veel verschillende beoordelingsvormen tegengekomen. We hebben de meest gangbare op een rijtje gezet, inclusief de voor- en nadelen: schaalbeoordeling, zelfbeoordeling, 360-graden feedback en MBO.

Schaalbeoordeling

Een schaalbeoordeling laat gedrag, doelen en eigenschappen scoren op een schaal. Elke medewerker wordt beoordeeld volgens dezelfde norm. De beoordeling kan alleen door jou als leidinggevende gedaan worden of door een team van leidinggevenden.

Schaalbeoordeling is meestal numeriek opgebouwd, bijvoorbeeld met een schaal van één tot vijf, waarbij vijf de maximale prestatie is. Het is ook mogelijk dat beoordelingsschalen dingen eenvoudig waarderen als ‘slecht, gemiddeld en goed’.

Het grote voordeel van deze relatieve, objectieve benadering is het ontstaat van prestatiedata. HR-analytics kan deze prestatiedata verwerken en vergelijken met andere HR-data, zoals die uit medewerkers-onderzoeken. Hierdoor ontstaan inzichten in belangrijke succesfactoren bij sleutelspelers en sleuteleigenschappen. Deze succesfactoren en succescriteria helpen bij selectie en ontwikkeling van medewerkers op basis van data.

Zelfbeoordeling

Wanneer je het idee hebt dat medewerkers bij zelfevaluaties zichzelf alleen maar hoge scores geven, kies je hier niet voor. Toch weten medewerkers over het algemeen best waar ze goed en niet goed in zijn. Een zelfbeoordeling geeft jou inzicht in hun denken. Je ziet misschien niet dat iemand moeite heeft met klantcontact, maar een zelfassessment kan wel aangeven dat iemand hier onzeker over is.

Zorg ervoor dat de zelfbeoordeling dezelfde is en volgens dezelfde normen werkt als die jij als leidinggevende gebruikt. Dit helpt je om de verschillen te identificeren, waardoor inzicht ontstaat. En dat leidt weer sneller tot prestatieverbetering. Medewerkers hun eigen doelen laten bepalen, past hier ook goed bij. Het geeft meer commitment voor de gestelde doelen van de medewerkers, wat de slagingskans aanzienlijk vergroot.

360 graden feedback

360 graden feedback vergt het meeste tijd. Het vraagt namelijk feedback van iedereen waar de medewerker mee samenwerkt of van een afvaardiging daarvan. Bij 360 graden feedback komt de beoordeling tot stand door het verzamelen van gegevens over prestaties van leidinggevende, collega’s en ondergeschikten.  Daar worden ook andere gegevens aan toegevoegd, zoals verkoopgegevens en feedback van klanten. Het geeft een holistische kijk op het gedrag van de medewerker en het prestatieniveau. Deze beoordelingsmethode is een goede manier om te zien of een medewerker een geschikte kandidaat is voor promotie en leiderschap.

Management by Objectives (MBO)

Deze manier van beoordelen is gebruikelijk bij commerciële functies en zien we ook steeds vaker bij andere rollen terugkomen. MBO beoordeelt prestaties op basis van in hoeverre de medewerker zijn doelen heeft bereikt. Deze doelen kunnen van alles zijn, zoals verkoopcijfers, deadlines of nieuwe certificeringen. Door naar doelen te kijken, kan je heel duidelijk zien of iemand de gewenste prestatie haalt. Het is een zeer zwart-wit methode van evalueren.

Onafhankelijk van de inhoud of vorm van beoordelen die je kiest of moet toepassen, de volgende drieëndertig tips uit de praktijk gaan je helpen het maximale uit je beoordelingsgesprekken te halen. Met als gevolg meer betrokkenheid en bevlogenheid en betere prestaties en resultaten van je team.

33 praktische tips voor een krachtig beoordelingsgesprek

1.    Kondig het gesprek ruim van tevoren aan.

2.    Wanneer het duidelijk is wat de beoordelingscriteria zijn, stuur deze dan mee met de uitnodiging.

3.   Plan en bereid het gesprek goed voor; een uur per medewerker is een gebruikelijke tijdsinvestering.

4.   Verzamel data, noteer observaties, vraag input bij anderen en formele documenten. Maar alleen over de beoordelingsperiode. Maak een samenvatting van je oordeelsvorming.

5.   Wanneer het beoordelingsgesprek één keer per jaar is, gebruik dan ook informatie over het hele jaar en niet alleen over de laatste paar weken.

6.   Zorg dat er ruimte is voor een opbouwende discussie, zowel qua tijd als je eigen houding tijdens het gesprek.

7.   Erken dat het voor de medewerker spannend is en probeer deze spanning enigszins weg te nemen.

8.   Vraag of de medewerker zich herkent in jouw oordeel. Wanneer dat niet zo is, geef dan nogmaals je eigen observatie.

9.   Laat medewerkers ook zelf vertellen wat volgens hem/haar goed ging het afgelopen jaar.

10.   Luister met aandacht en maak aantekeningen.

11.   Wees direct, concreet en specifiek in de communicatie.

12.   Spreek altijd vanuit de IK-vorm wanneer je een oordeel uitspreekt. Ook als je input van anderen gebruikt. Dus niet: ‘Ik heb vernomen dat je slordig bent.’ Zeg liever: ‘Ik zie veel fouten en ik vind dat je niet netjes werkt.’

13.   Geef geen oordeel over de persoon zelf of zijn of haar emoties/behoeftes.

14.   Voorkom te veel focussen op persoonlijke problemen, behalve als deze een negatieve impact hebben op het resultaat.

15.   Breng constructieve kritiek zodanig dat iemands zelfvertrouwen overeind blijft.

16.   Benoem de consequenties van iemands handelen op de organisatie.

17.   Beoordeel gedrag, niet de persoon. Iemand is niet arrogant, maar iemand doet arrogant. Dit voorkomt dat iemand zich aangevallen voelt en zich defensief opstelt. Deze tip geldt overigens zowel voor negatieve als positieve punten van je beoordeling.

18.   Blijf kalm en geduldig bij spanningen.

19.   Benoem alleen de hoofdlijnen en wijk daar alleen van af om iets uit te leggen. Voorkom welles-nietes discussies. Wanneer je hier toch in belandt, herpak dan weer de hoofdlijn.

20.  Laat je medewerker met oplossingen komen.

21.   Nodig je medewerker uit om zoveel mogelijk te praten.

22.   Geef erkenning voor wat er wel goed ging.

23.   Complimenteer over iemands ontwikkelstappen.

24.  Wijs op de verbeterpunten

25.   Benoem tegenvallende resultaten met als enige doel de resultaten te verbeteren.

26.   Stel vast waar je overeenstemming over hebt.

27.   Klaar de lucht over meningsverschillen qua prestaties.

28.   Verken de trainings- en ontwikkelingsmogelijkheden

29.   Bespreek loopbaanmogelijkheden, zowel intern als extern

30.   Ondanks dat je het verleden bespreekt, dienen oplossingen altijd toekomstgericht te zijn.

31.   Zorg dat je alles bespreekt en dat alle vragen zijn gesteld.

32.   Eindig altijd positief.

33.   Zorg ervoor dat beoordelings-/ functioneringsgesprekken consistent worden uitgevoerd. Als je driemaandelijkse gesprekken hebt afgesproken, voer het dan ook driemaandelijks uit. Medewerkers kunnen zich hierop voorbereiden. Als je inconsistent bent, bijvoorbeeld door het gesprek steeds uit te stellen, lijkt het alsof je de prestaties en bijbehorende beoordeling niet belangrijk vindt.

Beoordelingsgesprekken zijn een krachtig middel om teamprestaties te verbeteren. Het team gaat met meer bevlogenheid werken. Wat positief bedraagt aan het resultaat. Meet maandelijks de bevlogenheid om de voortgang te blijven monitoren.