Als ervaren professionals in het samenstellen van vragenlijsten en uitvoeren van onderzoek onder medewerkers, krijgen we regelmatig verhalen vol frustratie te horen als het over enquêtes gaat. Het leek ons nuttig en leerzaam om de rode draad uit die verhalen te bundelen in een artikel. Het gaat dan om de belangrijkste redenen waarom het misgaat bij enquêtes en we kunnen het dan natuurlijk ook niet laten om wat tips met je te delen om het anders en vooral beter te doen. Maar eerst de missers. Want van fouten kan je leren en als anderen die fout maken, is dat fijner dan als het jezelf overkomt.
Gebrek aan relevantie
Als het voor de medewerkers niet duidelijk is wat het doel is van een vragenlijst, is er ook geen prikkel om de vragenlijst in te vullen. Gebrek aan relevantie kan voortkomen uit een gebrek aan communicatie. De relevantie is er dan wel, maar wordt niet goed voor het voetlicht gebracht. Of de relevantie ontbreekt. De vragenlijst is dan geen beleidsinstrument, maar wordt bijvoorbeeld uit gewoonte onder de medewerkers verdeeld.
Overkill
Het komt ook voor dat medewerkers voortdurend allerlei vragenlijsten mogen invullen. Ook hier geldt dat zolang ze het nut ervan inzien, het geen probleem hoeft te zijn. Maar bij een overvloed aan enquêtes zie je dat mensen afhaken. Er zijn overigens wel methoden waarmee je medewerkers regelmatig kunt bevragen; daarover later meer.
Er komt geen eind aan
We hebben steeds minder geduld. De bereidheid om een ellenlange vragenlijst in te vullen, neemt snel af. Zoals we niet meer een week willen wachten tot de volgende aflevering van een tv-serie, hebben we ook niet meer het geduld om een vragenlijst van zes kantjes of meer in te vullen. Dus haken we af.
Van de hak op de tak
Een vragenlijst moet een logische structuur hebben. De opmaak moet aantrekkelijk zijn en de respondent helpen bij het doorlopen van de vragen. Bij een enquête waar die structuur ontbreekt of de opbouw niet goed is, raken respondenten de draad kwijt en stoppen ze ermee.
Oud nieuws
Het komt voor dat organisaties jarenlang dezelfde vragenlijsten gebruiken en alleen de datum wordt aangepast. Als een enquête algemeen blijft en niet specifiek ingaat op de vraagstukken die nu spelen, is dat een gemiste kans en voor respondenten onaantrekkelijk om in te vullen.
What’s in it for me?
Voor wat, hoort wat. Ook al leg je de relevantie van de enquête glashelder uit, dan nog steeds helpt het om een incentive te verbinden aan het invullen van de vragenlijst. Dat kan iets kleins zijn voor elke respondent of iets groots dat wordt verloot onder alle respondenten. Een taart voor de afdeling met de hoogste respons kan al helpen. Geen incentive leidt vaak tot minder respons.
Ingevuld… en wat nu?
Als je een enquête hebt gehouden onder je medewerkers en die vervolgens daar niets meer over horen of niets merken van eventuele maatregelen, dan weet je zeker dat de respons de volgende keer lager is. Communicatie rondom een onderzoek is cruciaal. Resultaten van het onderzoek en acties naar aanleiding van het onderzoek, moet je volledig communiceren. Ook de punten waarop je als organisatie minder goed scoort.
Het is natuurlijk altijd gemakkelijk om vanaf de zijlijn te roepen wat er misgaat. Nu we dat hebben gedaan, krijg je ook advies hoe het anders en vooral ook beter kan. Advies dat we kunnen geven vanuit onze eigen kennis en ervaring. We weten uit de praktijk wat werkt en wat niet.
Kort en bondig
Maak het niet te lang. Zorg voor een vragenlijst waar je respondenten gemakkelijk even tijd voor kunnen maken. Beperk je tot de vragen die relevant zijn voor je doel.
Helder taalgebruik
Als je een vraag al twee keer moet lezen om er achter te komen wat er nou precies wordt gevraagd, dan is die vraag niet goed. Wees duidelijk en eenduidig. Voorkom jargon en complex taalgebruik.
Eén vraag per vraag
We zien regelmatig dat in een vraag twee vragen worden gesteld of dat er aannames worden gedaan in een vraag, zoals: “Wat zorgt er bij jou voor dat je met plezier naar je werk gaat?”
Afwisselende vragenlijst
Open vragen kosten meer moeite en tijd. Vaak zien we na een hele rij gesloten of meerkeuzevragen alle open vragen onder elkaar staan. Daar hebben veel respondenten dan geen zin meer in. Wissel stellingen af met open vragen.
Tijdsbeslag
Geef van tevoren aan hoelang het ongeveer duurt om de enquête in te vullen. Maak het niet mooier dan het is. Voor een respondent is het belangrijk om te weten hoelang hij/zij ermee bezig zal zijn om op een moment de vragenlijst in te vullen dat daarbij past, bijvoorbeeld 1 minuut om antwoord te geven op 12 stellingen.
Design
Zorg dat de enquête er aantrekkelijk uitziet qua opmaak, houd rekening met de huisstijl en besteed aandacht aan doorwerk stimuli, zodat de respondent fluitend naar het eind van de enquête gaat.
Dankjewel
Bedank de respondent voor het invullen en verzenden van de enquête. Geef meteen daarbij aan waarom het zo waardevol is, welke doel het dient en op welke wijze de respondent inzicht krijgt in de resultaten van het onderzoek en de effecten ervan.
Gamification
Tal van onderzoeken hebben laten zien dat gamification bijdraagt aan een hogere deelname. Gebruik dus deze techniek om mensen te motiveren om mee te doen en mee te blijven doen.
Meer weten?
Wil je meer weten over de do’s en dont’s bij het opstellen en uitvoeren van een onderzoek onder medewerkers. Wil je een hoge respons en direct betrouwbare resultaten waarmee je concreet aan de slag kunt? Bel dan Solkie.
