Een exitgesprek is een interview dat wordt gehouden met een werknemer die het bedrijf verlaat. Dit gesprek kan waardevol zijn voor zowel de werkgever als de vertrekkende werknemer. Als exitgesprekken consequent en generiek worden uitgevoerd en de informatie uit deze gesprekken op de juiste manier wordt geanalyseerd en gedocumenteerd, heb je als organisatie de mogelijkheid om je continu te verbeteren op kritieke punten. In de praktijk blijkt dat toch lastiger dan het lijkt.
Waarde van het exitgesprek
Hier zijn de belangrijke redenen waarom een exitgesprek waardevol is:
- Feedback en Verbeterpunten
Vertrekkende werknemers kunnen eerlijke en waardevolle feedback geven over hun ervaringen binnen het bedrijf, de werkomgeving, het management en de bedrijfscultuur. Deze feedback kan helpen bij het identificeren van problemen en het implementeren van verbeteringen. - Inzicht in redenen van vertrek
Het exitgesprek biedt inzicht in de redenen waarom een werknemer het bedrijf verlaat. Dit kan variëren van betere kansen elders, problemen met collega’s of management, ontevredenheid over de arbeidsomstandigheden of salaris, tot persoonlijke redenen. Dit inzicht kan helpen bij het verminderen van het personeelsverloop. - Behouden van bedrijfskennis
Vertrekkende werknemers kunnen belangrijke kennis en ervaring hebben die nuttig is voor het bedrijf. Een exitgesprek biedt de gelegenheid om deze kennis te documenteren en over te dragen aan andere medewerkers. - Positieve afsluiting
Het houden van een exitgesprek laat zien dat je als bedrijf waarde hecht aan de mening van je werknemers en hun bijdrage aan het bedrijf erkent. Dit kan helpen om de relatie positief houden, wat nuttig is als de werknemer in de toekomst mogelijk terugkeert of positieve feedback geeft over het bedrijf in zijn/haar netwerk. - Verbetering van wervings- en retentiestrategieën
Door patronen te herkennen in de redenen voor vertrek, kan je wervings- en retentiestrategieën aanpassen om ervoor te zorgen dat toekomstige werknemers beter aansluiten bij de bedrijfscultuur en de bijbehorende rollen. - Wettelijke en Beleidskwesties
Exitgesprekken kunnen ook helpen bij het identificeren van eventuele juridische of beleidskwesties die moeten worden aangepakt, zoals discriminatie, intimidatie of ongepaste of ongewenste werkomstandigheden en -verhoudingen.
In het algemeen helpt een goed uitgevoerd exitgesprek je als organisatie om waardevolle inzichten te verkrijgen die kunnen bijdragen aan de verbetering van de werkplek, het behoud van talent en het creëren van een positieve werkomgeving.
Valkuilen bij een exitgesprek
Als een exitgesprek zo waardevol kan zijn, waarom gaat het dan toch zo vaak mis? Onderzoek leert dat er verschillende valkuilen zijn bij een exitgesprek en dat slechts één valkuil al voldoende is om het succes van het gehele proces teniet te doen. Hier zijn tien veelvoorkomende valkuilen bij een exitgesprek:
- Gebrek aan eerlijkheid
Vertrekkende werknemers kunnen terughoudend zijn om eerlijk te zijn, uit angst voor negatieve gevolgen. Vooral als ze verwachten dat hun feedback toekomstige referenties kan beïnvloeden, worden ze voorzichtig. Dit leidt dan meestal tot incomplete of oppervlakkige feedback. - Defensieve houding van de interviewer
Als degene die het exitgesprek afneemt, defensief of onwillig reageert op negatieve feedback, zorgt dit dat de werknemer ontmoedigd raakt om open en eerlijk te zijn. - Onvoldoende follow-up
Het is niet genoeg om alleen feedback te verzamelen; je moet ook actie ondernemen op basis van de ontvangen informatie. Als door gebrek aan follow-up dezelfde problemen blijven bestaan, ondermijnt dit het doel van het exitgesprek en de bereidheid van medewerkers om er serieus aan deel te nemen. - Slechte timing
Als het exitgesprek te laat wordt ingepland (bijvoorbeeld op de laatste dag van de werknemer), zal dit de kwaliteit van de feedback beïnvloeden. De werknemer heeft op dat moment mentaal al afscheid genomen van het bedrijf. - Gebrek aan vertrouwelijkheid
Werknemers moeten erop kunnen vertrouwen dat hun feedback vertrouwelijk wordt behandeld en anoniem wordt verwerkt en opgeslagen. Als ze dat vertrouwen niet hebben, zullen ze terughoudend zijn met hun informatie. - Te veel focus op negatieve aspecten
Hoewel het natuurlijk belangrijk is om negatieve feedback te verzamelen, vermindert een eenzijdige focus op negatieve aspecten de waarde van het gesprek. Het is ook waardevol om positieve feedback te verzamelen en te leren wat je als bedrijf goed doet. - Ongestructureerd gesprek
Zonder een goed gestructureerde aanpak kan een gesprek afdwalen en verzanden in details of emotie. Belangrijke onderwerpen blijven dan onbesproken. Het hebben van een duidelijke set vragen en onderwerpen helpt om het gesprek productief te houden en zorgt ervoor dat informatie uit gesprekken met elkaar vergelijkbaar is. - Persoonlijke aannames
De interviewer mag geen persoonlijke aannames maken over de redenen voor vertrek of de feedback van de werknemer. Dit beïnvloedt de objectiviteit van het gesprek en de werknemer raakt ontmoedigd om eerlijk te zijn of voelt zich in een bepaalde richting geduwd. - Verkeerde personen aan tafel
Het is belangrijk dat degene die het exitgesprek afneemt, onafhankelijk is en geen directe manager van de vertrekkende werknemer is. Dit is een belangrijke voorwaarde voor het verkrijgen van open en eerlijke feedback. - Gebrek aan analyse en rapportage
Het niet analyseren en rapporteren van de verzamelde gegevens is een gemiste kans voor verbetering. Het is essentieel om trends te identificeren en actieplannen te ontwikkelen op basis van de verkregen feedback. Vergeet ook niet om dit intern te communiceren, zodat werknemers ervaren dat met kritiek en verbeterpunten ook werkelijk iets wordt gedaan.
Vermijd deze valkuilen en een exitgesprek wordt effectiever en levert meer waardevolle inzichten op voor het verbeteren van de werkomgeving, het vergroten van het werkplezier en het verminderen van verzuim en personeelsverloop. Wil je meer weten over objectieve meetmethoden en instrumenten op de werkvloer?
