De HR-cyclus is een operationeel proces binnen het HR management, dat zich jaarlijks herhaalt. Het zijn meestal vaste, geplande momenten in het jaar waarin je als werkgever in gesprek gaat met je werknemer. Deze gesprekken gaan over doelen en prestaties, over ontwikkeling en ambities. En vanzelfsprekend zijn het ook de momenten om weer even met elkaar bij te praten over hoe het gaat. Waar eerder vooral de regie lag bij de werkgever, zie je tegenwoordig steeds meer dat het initiatief bij de werknemer wordt neergelegd.
Belang van de HR Cyclus
Als je de HR cyclus optimaal benut door deze goed in te richten en uit te voeren, draagt het niet alleen bij aan de ontwikkeling van de medewerker, maar ook aan het bereiken van de (strategische) doelen van de organisatie. Voorwaarde is dat zowel de medewerker als de leidinggevende en HR zich goed op deze gesprekken voorbereiden en tijdens deze gesprekken de vooraf opgestelde agenda of bespreekpunten volgen. En natuurlijk navolging geven aan de afspraken die tijdens de gesprekken worden gemaakt.
De gesprekssoorten uitgewerkt
Sollicitatiegesprek
De HR-cyclus begint eigenlijk al bij het sollicitatiegesprek. Hier wordt immers de basis gelegd voor de samenwerking tussen de werknemer en leidinggevende. Tijdens de sollicitatie gaat het over taken en verantwoordelijkheden, maar ook over verwachtingen en ontwikkelmogelijkheden. Allemaal aspecten die later in de HR cyclus steeds weer terugkomen. Een goed sollicitatiegesprek valt of staat met een goede voorbereiding. Wil je meer lezen over het stellen van goede vragen? Kijk dan eens hier (link naar blog over vragen stellen).
Planningsgesprek
Bij de start van het dienstverband en aan het begin van elke jaarcyclus voer je met de medewerker het planningsgesprek. In dit gesprek gaat het over de doelen die voor het jaar zijn gesteld. Zodra deze SMART en voor beide duidelijk zijn, bespreek je met de medewerker wat er nodig is om deze doelen te halen. De medewerker kan aangeven wat hij of zij nodig heeft of wil veranderen om de gewenste bijdrage aan de doelen te kunnen leveren.
Functioneringsgesprek
Halverwege het jaar voer je met de medewerker het functioneringsgesprek. Je bespreekt met elkaar hoe het gaat, zowel met het werk als met de medewerker zelf. Je inventariseert samen waar er nog moet worden bijgestuurd en wat er aanvullend nog nodig is. Het functioneringsgesprek is een dialoog. Als werkgever kan je aangeven wat de ontwikkel- en verbeterpunten; als werknemer kan je aangeven op welke wijze je nog beter kunt functioneren.
Beoordelingsgesprek
Aan het eind van het jaar worden de prestaties van de medewerker beoordeeld. Zijn de doelen behaald en welke beloning past bij de inzet en het resultaat van de medewerker? Hier is het vooral de werkgever die het initiatief heeft. Als het goed is, is de uitkomst van het beoordelingsgesprek geen verrassing voor de medewerker. Het moet in de lijn liggen van de feedback die de medewerker al vaker heeft gekregen. Het is goed om dat te controleren door de medewerker naar een reactie te vragen en beschouw eventuele kritiek van de medewerker als een verbeterpunt.
Loopbaangesprek
Het loopbaangesprek wordt ook wel ontwikkelgesprek genoemd. Dit gesprek wordt meestal eenmaal in de drie tot vijf jaar met de medewerker gevoerd. De frequentie is onder meer afhankelijk van de functie, de aard en omvang van het bedrijf en de fase waarin de medewerker zich bevindt qua carrière. De ambities van de medewerker staan centraal in dit gesprek, waarbij wordt besproken welke mogelijkheden er binnen de organisatie zijn om deze ambities te verwezenlijken.
Exitgesprek
Zoals het sollicitatiegesprek hoort bij het invullen van een vacature, hoort het exitgesprek bij het afscheid van de organisatie. Hiermee sluit je de HR cyclus voor de medewerker af. Zorg dat het een open gesprek in een aangename setting is. Stel vooral open vragen om zoveel mogelijk informatie te vergaren over harde en zachte kanten van de organisatie. Om alle facetten van het werk te kunnen bespreken, wordt een exitgesprek bij voorkeur niet uitgevoerd door de leidinggevende, maar door een – onafhankelijke – interne of externe adviseur.
Tools voor HR cyclus
Het consequent volgen van de HR-cyclus is belangrijk om er maximaal rendement uit te halen, maar vraagt ook de nodige discipline. De waan van de dag zorgt ervoor dat gesprekken spoorloos uit de agenda verdwijnen. Tegenwoordig zijn er allerlei online tools die helpen bij het plannen en uitvoeren van de HR cyclus. Ze faciliteren met handige checklists en vragenlijsten en bieden allerlei handreikingen voor een goede verslaglegging.
Vinger aan de pols
Een andere handige tool is Solkie. Hiermee zorg je ervoor dat je veel vaker dan driemaal per jaar met de medewerker in gesprek bent. Aan de hand van korte vragenlijsten kan de medewerker voortdurend aangeven hoe het gaat. De online dashboards bieden een goed overzicht waar afdelingen en de organisatie als geheel op koers ligt en waar de aandachtspunten zitten. Informatie die waardevolle input biedt voor gerichte vragen tijdens functionerings- en exitgesprekken. Meer weten? Bel Solkie of probeer het zelf.
