Een verzuimgesprek is een gesprek dat plaatsvindt tussen een werkgever of leidinggevende en een werknemer die zich heeft ziekgemeld of afwezig is van het werk. Dat kan zijn gebeurd door ziekte of heeft een andere reden. Je voert een verzuimgesprek om informatie uit te wisselen, de situatie te begrijpen, de voortgang van herstel te bespreken en eventuele terugkeer naar het werk te plannen.
Onderdelen van een verzuimgesprek
Tijdens een verzuimgesprek kunnen verschillende onderwerpen aan bod komen. Welke dat zijn, is afhankelijk van de specifieke situatie en het beleid van je organisatie. Enkele mogelijke onderwerpen die je kan bespreken, zijn:
- Reden voor afwezigheid: het gesprek begin je meestal met het verkrijgen van informatie over de reden voor de afwezigheid. De medewerker kan dan uitleggen waarom hij/zij niet in staat was om te werken, zoals ziekte, een blessure of persoonlijke omstandigheden.
- Medische informatie: hoewel je als werkgever niet altijd gedetailleerde medische informatie kunt of moet vragen, kan je wel informeren naar de verwachte duur van de afwezigheid en of er beperkingen zijn die de medewerker heeft bij het uitvoeren van bepaalde taken.
- Voortgang van herstel: als de medewerker ziek is, kan je het verzuimgesprek gebruiken om te informeren naar de voortgang van het herstel. De medewerker kan dan aangeven hoe het gaat, of er verbetering is opgetreden en wanneer hij/zij verwacht weer aan het werk te kunnen.
- Terugkeer naar het werk: het verzuimgesprek kan je ook gebruiken om te bespreken wanneer en hoe de werknemer weer aan het werk kan gaan. Dit kan bijvoorbeeld door te werken in deeltijd, eventueel met aangepaste taken of andere aanpassingen in het werk, afhankelijk van de behoeften en mogelijkheden van de medewerker.
- Ondersteuning: tijdens het gesprek kan je ook informatie aanbieden over eventuele ondersteunende diensten of programma’s die beschikbaar zijn voor de medewerker, zoals bedrijfsartsen, psychosociale begeleiding of arbeidsre-integratieprogramma’s.
Voeren van een verzuimgesprek
Een verzuimgesprek voer je op een respectvolle en vertrouwelijke manier. Het is belangrijk dat zowel de werkgever als de medewerker open en eerlijk kunnen communiceren om de best mogelijke oplossing te vinden, die bijdraagt aan het herstel van de werknemer en rekening houdt met de belangen van de organisatie.
Een effectief en respectvol verzuimgesprek voldoet aan een aantal belangrijke aspecten:
- De leidinggevende toont begrip voor de situatie en biedt de werknemer ondersteuning. Hij/zij laat merken dat het welzijn van de medewerker belangrijk is.
- De medewerker moet de ruimte hebben om vrijuit te spreken over de redenen voor het verzuim. Dit betekent voor de leidinggevende zonder oordeel te luisteren naar de werknemer en door te vragen om de situatie beter te begrijpen.
- De leidinggevende moet de werknemer volledig informeren over de procedures en verantwoordelijkheden rondom verzuim, zoals wie er op de hoogte gebracht moet worden en welke documenten er nodig zijn.
- Vertrouwelijkheid moet zijn gewaarborgd. De leidinggevende moet ervoor zorgen en kunnen garanderen dat persoonlijke en medische informatie van de medewerker vertrouwelijk wordt behandeld.
- In plaats van het gesprek te laten verlopen als een confrontatie, is het belangrijk om samen te werken aan mogelijke oplossingen. De leidinggevende kan de medewerker bijvoorbeeld betrekken bij het zoeken naar manieren om toekomstig verzuim te voorkomen of te verminderen.
- Na het gesprek is het belangrijk om invulling te geven aan de noodzakelijke follow up, zoals het vastleggen van de afspraken, het monitoren van de situatie en het bieden van verdere ondersteuning indien nodig.
- Alle relevante informatie en afspraken moeten worden gedocumenteerd, zodat er een duidelijk verslag is van het verzuimgesprek en de genomen stappen. Lees hier 12 tips hoe je moeilijke gesprekken, makkelijker voert.
Voorbeeld van een verzuimgesprek
Als voorbeeld een telefonisch verzuimgesprek tussen leidinggevende Jens en medewerker Peter.
Kim: “Goedemorgen Jenske. Ik heb je sinds gisteren gemist. Heb je even een momentje om hierover te praten?
Jenske: Goedemorgen Jens. Tuurlijk, geen probleem. Ik voelde me gisterochtend ziek en kon echt niet komen.
Kim: Dat hoorde ik inderdaad. Het is belangrijk om goed voor jezelf te zorgen en hier niemand aan te steken. Hoe voel je je nu?
Jenske: Al wat beter. Ik heb gisteren wat medicatie genomen en veel gerust.
Kim: Fijn zo. Bij wie heb jij je gisteren ziekgemeld?
Jenske: Ik heb HR gisteren een mailtje gestuurd en mijn directe collega even geappt.
Kim: Dat is natuurlijk goed. Wel is het belangrijk dat je de volgende keer de formele procedure volgt bij een ziekmelding. Dat betekent bijvoorbeeld dat je ons zo snel mogelijk op de hoogte brengt als je niet kan komen werken. Snap je waarom dat belangrijk is?
Jenske: Ja, dat begrijp ik. Ik zal er aan denken.
Kim: Heb je verder nog iets nodig of kan ik nu nog iets voor je betekenen?
Jenske: Nee, dank je. Ik hoop dat ik snel weer aan het werk kan.
Kim: Dat hoop ik ook. Als je nog iets nodig hebt, hoor ik dat graag van je. Beterschap!
Hoe een verzuimgesprek in de praktijk verloopt, hangt natuurlijk af van het beleid in de organisatie en de relatie tussen medewerker en leidinggevende. Het belangrijkst is dat een gesprek met respect en begrip voor elkaar verloopt en dat alle informatie die nodig is, wordt uitgewisseld.
