Het geven en ontvangen van feedback is niet eenvoudig. Toch is het een waardevolle manier om binnen een organisatie of een team te komen tot een betere samenwerking en prestaties. Als je weet waar je bij het geven van feedback op moet letten, dan wordt het een stuk gemakkelijker en sorteert het al snel ook meer effect. Vandaar in dit blog een aantal randvoorwaarden en tips over feedback.
Wat is feedback?
Feedback is letterlijk een terugkoppeling. Vaak aan iemand over het effect van zijn of haar gedrag of prestaties. Wanneer het positief en opbouwend is geformuleerd kan het bestaand gedrag bekrachtigen en opbouwende feedback kan bestaand gedrag veranderen. Dit is waardevol om te ontvangen als je jezelf of bijvoorbeeld je product of dienstverlening wilt verbeteren. Maar ook waardevol als je mensen wilt beïnvloeden op hun gedrag als leidinggevenden of HR professional.
#hoedanfeedback
1 Doe het veilig
Geef feedback in een veilige situatie, dus bij voorkeur één-op-één. Niemand vindt het prettig om ten overstaan van anderen een terugkoppeling te krijgen op gedrag of prestatie. Zelfs als de feedback louter positief is, voelen de meeste mensen zich ongemakkelijk in dergelijke situaties. Het gevolg is dat je geen open en eerlijke reactie krijgt, omdat je ontvanger zich niet vrij voelt om spontaan te reageren.
2 Wees voorbeeldig
Door zelf het goede voorbeeld te geven, help en inspireer je anderen om je heen. Laat zien dat het geven van feedback een positieve manier is om samen verder te komen, door bijvoorbeeld een ander te complimenteren als hij of zij feedback op een goede manier toepast, zowel in de rol van gever als van ontvanger.
3 Benoem gedrag, in plaats van eigenschappen
Het lijkt eenvoudig, maar in de praktijk blijkt het enorm lastig. Het gaat om het verschil tussen ‘wat ben je mooi’ en ‘wat heb je je mooi gekleed’. Het gaat dus om iets wat beïnvloedbaar is; waar iemand moeite voor heeft gedaan. Dus in plaats van ‘wat ben je slim’ zeg je ‘wat heb je dat knap gedaan’ (en maak dat vervolgens heel specifiek).
4 Wees duidelijk
In het vorige voorbeeld ‘wat heb je dat knap gedaan’ is niet duidelijk wat je zo knap vindt. Als je feedback geeft, is het belangrijk dat heel helder is waar het precies over gaat en wat je van de ander verwacht. In dit geval kan het bijvoorbeeld gaan over een rapport wat begrijpelijk is geschreven inclusief goed uitgewerkte voorbeelden. Wat je verwacht voeg je daaraan toe: ‘ik hoop dat ik in de toekomst alleen nog rapporten van deze kwaliteit krijg. Ga zo door!’
5 Sluit altijd positief af
Ook al zit de feedback die je geeft, boordevol kritiek, dan is nog altijd belangrijk om positief af te sluiten. Je wilt immers iets bereiken met je feedback en dat lukt niet als je in mineur eindigt. Het is dus ook belangrijk om met het probleem of de kritiek te beginnen, zodat je positief kan afsluiten. Een voorbeeld: ‘Het rapport zat boordevol spel- en grammaticafouten. Ik zal je laten zien hoe je dat gemakkelijk kan controleren en corrigeren, zodat je rapport de volgende keer van betere kwaliteit is.’
6 Pak het moment
Wacht niet met het geven van feedback tot het maandelijkse voortgangsgesprek of de kwartaalbespreking. Als je iets constateert wat een correctie of een compliment verdient, pak het dan meteen op. Het ligt dan vers in het geheugen van de ander en dat helpt om de gewenste verandering of verankering te realiseren.
7 Haal het individu eruit
We werken steeds meer in groepen en netwerken samen, waardoor het steeds lastiger wordt om gedrag en prestaties op individueel niveau te monitoren en te beoordelen. Toch is het essentieel om medewerkers op individueel niveau feedback te geven, omdat het mens eigen is om complimenten op jezelf te betrekken en kritiek af te wentelen op andere leden van de groep.
Om te weten wat er binnen een organisatie of een afdeling goed gaat en waar verandering of verbetering nodig is, heb je betrouwbare informatie nodig. Productie-, verkoop- en omzetcijfers zeggen niet alles. Ook verzuimcijfers zijn niet zaligmakend. Solkie biedt inzicht in de onderstroom. Met maandelijks onderzoek onder alle medewerkers, heb je de beschikking over betrouwbare gegevens in een overzichtelijk dashboard. Voldoende bagage om complimenten uit te delen of een kritisch gesprek aan te gaan. Feedback begint met betrouwbare informatie en onweerlegbare feiten. Solkie kan daarbij helpen.
