Tips over communicatie en informatievoorziening

Communicatie gaat hier over het uitwisselen van informatie tussen twee of meer leden van een organisatie. Onder informatievoorziening verstaan we het geheel van mensen, middelen en maatregelen dat wordt ingezet voor de informatiebehoefte in een organisatie. Het klinkt allemaal heel vanzelfsprekend, maar toch zijn er maar heel weinig organisaties waar zowel de onderlinge communicatie als de algehele informatievoorziening optimaal zijn.

Het belang goede communicatie en informatie

Goede communicatie is essentieel voor een organisatie. Alleen als de communicatie zowel horizontaal als verticaal in orde is, kan je goed met elkaar samenwerken, snel inspelen op interne en externe veranderingen en is het voor iedereen helder wat er moet gebeuren en waarom. Vooral dat laatste is ook afhankelijk van de kwaliteit van de informatievoorziening, dat ervoor moet zorgen dat iedereen is voldoende is aangesloten. Wat communicatie zo lastig maakt, is dat er altijd sprake is van een zender en een ontvanger, die elk hun eigen normen, verwachtingen en referentiekaders hebben. En dan kan er ook nog allerlei ruis ontstaan tijdens het communicatieproces.

Wat kan je zelf bijdragen aan goede communicatie?

Hoewel het best lastig is om goed te communiceren en zelfs professionals er regelmatig moeite mee hebben, kan je toch het een en ander doen om het communicatieproces te verbeteren.

Het begint met goed luisteren. Wat wordt er precies gecommuniceerd? Doe geen aannames, maar beperk je zuiver tot de inhoud.
Probeer te bedenken waarom iets wordt gecommuniceerd. Wat is de bedoeling erachter? Vaak ontstaat er dan meer begrip bij een boodschap waar je het misschien niet mee eens bent.
Als je iets niet begrijpt of het gevoel hebt dat informatie onvolledig is, vraag dan door. Vraag net zo lang door tot je de essentie van de boodschap te pakken hebt.
Vat hetgeen je hebt gehoord samen en koppel dat terug voor bevestiging. ‘Dus als ik je goed heb begrepen, wil je dat ik …. .’ Het kan veel misverstanden voorkomen.
Andersom kan je ook van deze techniek gebruik maken. Als je twijfelt of de ander je goed heeft begrepen, vraag dan of hij/zij je boodschap kort kan samenvatten.
Probeer zoveel mogelijk ruis te vermijden. Dat kan je doen door te communiceren in een rustige omgeving, op een geschikt tijdstip en ervoor te zorgen dat je de volledige aandacht hebt van de ander.