Selecteer geen kat voor een hondenbaan.
Het werven en selecteren van personeel is een vak apart. De belangen zijn voor alle partijen groot, dus wil je er alles aan doen om de best passende kandidaat voor de functie te kiezen. Maar hoe kom je daaraan en hoe scheid je het kaf van het koren? In dit artikel loop je in tien stappen op pragmatische wijze door dit proces. Van werving tot selectie, van contact tot contract.
1. Beschrijving van de vacature
Een vacature begint als snel met een vacaturetekst. Wat wordt het takenpakket, welke kennis en vaardigheden horen daarbij en wat is het gewenste opleidingsniveau. Kijk ook kritisch naar de afdeling of het team waar de vacature speelt. Wat is de cultuur? Wat past daarbij of welke competenties mis je nog. Probeer voor jezelf het vacatureprofiel zo concreet mogelijk te maken en maak hiervan een beknopte vacaturetekst voor de werving. Zorg ervoor dat je tekst aansluit bij de doelgroep/kandidaten die je wilt bereiken of schakel een professionele tekstschrijver in.
2. Vacature plaatsen nieuw personeel
Zodra de vacaturetekst gereed is, kan je deze plaatsen. De vraag is natuurlijk waar je dat doet? Nou, bij voorkeur daar waar je doelgroep is te vinden. Begin met het plaatsen van de vacature op de eigen website en de verschillende sociale media van je bedrijf, zoals LinkedIn, Twitter en misschien ook Facebook of Instagram. Om het bereik groter te maken, kan je de vacature op verschillende banensites en jobboards plaatsen. Welke je kiest, is mede afhankelijk van het niveau van de functie en de branche waarin je actief bent. Bekende platformen zijn Jooble, Nationale Vacaturebank, Monsterboard en Indeed. Je kan er ook voor kiezen om op branche- of regionaal niveau te zoeken. En vergeet andere media niet, zoals de krant of vakbladen. Schakel ook je personeel in om iemand aan te bevelen. Je kan dat bijvoorbeeld belonen met een dinercheque als het om een passende kandidaat gaat.
3. Verzamelen van de reacties
Als de reactietermijn voorbij is, kan je de balans opmaken. Wacht ook met het lezen van de sollicitaties tot je alles binnen hebt. Maak de termijn dus niet te lang. Twee weken is voldoende. Als je meer tijd neemt, stuur dan iedereen al wel een ontvangstbevestiging, waarin je tegelijkertijd communiceert wanneer de selectie plaatsvindt. Bewaar alle reacties zorgvuldig in dezelfde map en maak een reservekopie. Het zal niet de eerste keer zijn dat de laptop met alle ingekomen sollicitaties crasht of wordt gestolen. Voeg vervolgens eerdere, relevante open sollicitaties aan de reacties toe en neem ook kandidaten mee die recent voor andere functies zijn afgewezen, maar wel een interessant profiel hebben.
Wat nu als er geen reacties komen of te weinig? Bekijk of je advertenties wel zichtbaar zijn bij de kandidaten/potentiële nieuwe medewerkers die je wilt bereiken. Een vacatures voor een vrachtwagenchauffeur kan je prima in de wc ophangen van een chauffeurscafé bijvoorbeeld. Of vacatures voor high excutive rollen, kan je beter publiceren in bladen die deze personen waarschijnlijk lezen. Schakel bijvoorbeeld (tijdelijke) een marketeer in of werk samen met de marketing afdeling ter inspiratie.
4. Stel een selectiecommissie samen
Het is onverstandig om een sollicitatieprocedure in je eentje uit te voeren. Verzamel mensen om je heen die je kunnen helpen en waardevolle feedback kunnen geven. Het beste is om dit al van meet af aan, bij stap 1, te doen. Spreek samen af hoe en waarop je de sollicitaties gaat beoordelen, zodat je straks geen appels met peren vergelijkt. Neem en reserveer dus de tijd voor deze selectie.
5. Selectie van sollicitaties/personeel in 4 delen
Deel 1 De eerste indruk
Zeker als je veel reacties hebt binnengekregen, is het handig om een quickscan te doen. Dat is het gemakkelijkst door alle sollicitaties even oppervlakkig te bekijken, waarbij je let op enkele aspecten: is de reactie compleet, ziet het er verzorgd uit, staan er geen onnodige fouten in (bijvoorbeeld in de aanhef), sluit het werk- en denkniveau aan. Kijk ook al even naar de motivatie.
Deel 2 De harde criteria
De reacties die overblijven, kan je wegen aan de hand van de harde criteria. Aan welke eisen moet een sollicitant sowieso voldoen? De reacties die niet beantwoorden aan deze criteria, vallen af.
Deel 3 De motivatie brief
Elke sollicitatie heeft, naast een CV, een motivatie/begeleidende brief. Lees van de overgebleven sollicitanten deze brief aandachtig door en houd daarbij de vacature in het achterhoofd. Ben je op zoek naar iemand die heel geordend en nauwkeurig is of moet het juist iemand zijn met een creatieve inslag?
Deel 4 Het CV
Neem de CV’s van de overgebleven kandidaten aandachtig door. Wees alert op ‘gaten’ in het CV of bijzondere wendingen in studie of loopbaan. Kortom, zit het logisch in elkaar of roepen er dingen vragen op? Het is ook fijn als er referenties beschikbaar zijn, zodat je bij twijfel navraag kan doen.
6. Follow up
Nadat alle sollicitanten zijn doorgenomen, kan je de afgewezen kandidaten een bericht sturen. Bedank ze voor de getoonde belangstelling en wens ze succes bij het vinden van een passende functie. De kandidaten waarbij twijfel is of voor wie er misschien andere mogelijkheden binnen de organisatie zijn, laat je nog even voor wat ze zijn. De sollicitanten die er in positieve zin uitspringen, nodig je uit voor een eerste gesprek.
7. Sollicitatiegesprekken
Als het goed is, heb je van tevoren de sollicitatieprocedure helder en weet je wie er wanneer bij betrokken wordt. Meestal zijn er twee ronden en daarna nog een arbeidsvoorwaardelijk gesprek. Je kan de eerste selectieronde laten uitvoeren door de leidinggevende en een van de toekomstige collega’s, eventueel aangevuld met iemand van HR voor de rapportage en continuïteit. In de tweede ronde kan je dan zelf aan tafel met de drie meest geschikte kandidaten. In het artikel Het selectiegesprek: hoe herken je de valkuilen? kan je lezen wat je vooral niet moet doen tijdens sollicitatiegesprekken. Wat je wel kan doen is:
- Veel open vragen stellen en proberen er een echt gesprek van te maken in plaats van een vragenvuur.
- Doorvragen! Laat aannames achterwege.
- Waarom wil de kandidaat deze baan en wat weet hij/zij van deze organisatie.
- Wat wil hij/zij op de lange termijn. Hoe ziet de toekomst eruit.
- Wat zouden vrienden of voormalige collega’s over hem/haar zeggen.
- Waar is de kandidaat goed in en waarin niet.
- Wat gaat de kandidaat toevoegen aan de organisatie?
Informeer ook naar de stand van zaken. Heeft de kandidaat nog andere sollicitaties lopen en hoe ver zijn die procedures? Wat zijn dan de belangrijkste overwegingen en hoeveel haast heeft de kandidaat?
Neem voor jezelf de tijd om zorgvuldig alle afwegingen te maken en beslis niet te snel op een onderbuikgevoel. Voeg bij twijfel een extra gespreksronde toe en laat ook anderen met de sollicitant kennismaken.
8. Het kiezen van de juiste kandidaat
Als alle gesprekken zijn gevoerd, moet je een keus maken. Deel je bevindingen met anderen die de sollicitanten ook hebben gesproken. Denk hardop en sta open voor feedback. Kijk nog eens kritisch naar het functieprofiel en houd de kandidaat van je voorkeur ernaast. Klopt het plaatje? Past de beschikbaarheid en is er niets over het hoofd gezien, zoals een rijbewijs? En is er een goede tweede kandidaat als je met de eerste er niet uitkomt?
9. Arbeidsvoorwaardengesprek
Nodig zo snel mogelijk de kandidaat die de voorkeur geniet, uit voor een arbeidsvoorwaardengesprek. Bereid dit zorgvuldig voor en zorg dat je precies weet wat er mogelijk qua primaire en secundaire arbeidsvoorwaarden. Zorg er ook voor dat als je nog ruggespraak moet houden, deze persoon beschikbaar is. Ga het gesprek aan als een gesprek. Je hebt elkaar allebei iets te bieden wat de ander, als het goed is, graag wil. Zorg dus voor een goede balans en rond het zo concreet mogelijk af. Als de sollicitant erover na wil denken, vraag dan hoe lang hij/zijn nodig denkt te hebben en waarover hij/zij gaat nadenken. Zorg ervoor dat die termijn niet te lang duurt. Een nachtje ergens over slapen is heel normaal; een week bedenktijd is dat niet.
10. Afronden van de procedure
Als een sollicitant is aangenomen, kan de arbeidsovereenkomst in orde worden gemaakt en alle andere noodzakelijke dingen in gang worden gezet (bijvoorbeeld een leaseauto bestellen). De overgebleven kandidaten worden mondeling of schriftelijk geïnformeerd dat ze zijn afgevallen, afhankelijk van hoever ze in de procedure zaten. Hierbij is het belangrijk dat je deze mensen, zodra zeker is dat ze zijn afgevallen, ook zo snel mogelijk informeert. Kandidaten waarvan je de gegevens wilt bewaren voor de toekomst, moet je hiervan op de hoogte brengen.
Personeel aannemen is één ding, personeel behouden is een volgende. Om te zorgen dat de mensen die je hebt aangenomen, jarenlang gemotiveerd en met plezier hun werk doen, is een passende beloning niet genoeg. Daar komt meer bij kijken. Solkie helpt organisaties om de inzetbaarheid en bevlogenheid van personeel te optimaliseren door werkplezier continu laagdrempelig te monitoren. Probeer het nu zelf een keer uit. Wil je ook het dashboard met de resultaten zien in een demo omgeving? Stuur dan een e-mail naar info@solkie.nl.
HR vacatures vind en plaats je hier.
