Het komt nog altijd veel voor: als je bij een organisatie begint, word je met een rode loper ontvangen. Je krijgt een compleet on boarding programma en alles wordt uit de kast gehaald om jou het naar de zin te maken. Hoe anders als je weggaat of weg moet. De enige muziek die er dan klinkt is van de stille trom. Je leidinggevende of HR-medewerker begeleidt je via de achterdeur naar buiten en wenst je veel succes met je verdere loopbaan. En dat is heel erg jammer. Want als organisatie kan je nog veel leren van een vertrekkende medewerker. Die informatie haal je uit het exitgesprek.
Waarom een exitgesprek
Een medewerker die weggaat, heeft niets meer te verliezen. Die kan vrijuit praten over hoe hij/zij de tijd bij de organisatie heeft ervaren. Bijvoorbeeld over de inhoud van het werk, de begeleiding, de sfeer, de communicatie, de arbeidsvoorwaarden en het loopbaanperspectief. Het is weliswaar de mening van een persoon, maar als je de exitgesprekken goed uitvoert en bij elkaar optelt, ontstaan er vanzelf patronen waar je veel van kunt opsteken. Een aantal argumenten die pleiten voor een exitgesprek op een rijtje:
Inzicht in redenen van vertrek
Wat zijn de specifieke redenen waarom een medewerker besluit om te vertrekken. Dit kan je waardevolle informatie opleveren over mogelijke problemen, frustraties of zorgen die hebben bijgedragen aan het besluit. Deze informatie kan je helpen bij het identificeren van knelpunten en het verbeteren van de organisatie op gebieden zoals omgangsvormen, sfeer, managementpraktijken, loopbaanontwikkeling, beloningssystemen, enz.
Feedback voor verbetering
Vraag om constructieve feedback van de vertrekkende medewerker: hoe anders, hoe beter, wat zou jij doen? De feedback kan je gebruiken om verbeteringen aan te brengen en te leren van eventuele tekortkomingen in de organisatie. Het kan zomaar waardevolle inzichten bieden die je helpen om positieve veranderingen door te voeren die het werkklimaat verbeteren voor huidige en toekomstige medewerkers.
Behoud van kennis en ervaring
Een vertrekkende medewerker kan waardevolle kennis en ervaring hebben, die verloren gaat als er geen mogelijkheid is om deze informatie te delen. Een exitgesprek kan ook dienen als overdrachtsmoment van belangrijke informatie, zoals projectdetails, klantrelaties, processen en best practices. Dit helpt om de continuïteit en efficiëntie binnen de organisatie te waarborgen.
Positief imago van de organisatie
Een goed uitgevoerd exitgesprek draagt bij aan een positieve indruk bij een vertrekkende medewerker. Dit maakt de bereidheid groter om positief te spreken over de organisatie in de toekomst. Een respectvol en constructief exitgesprek laat de zorg en het belang zien dat de organisatie hecht aan haar medewerkers; zelfs wanneer ze besluiten te vertrekken.
Hoe voer je een exitgesprek
Een effectief exitgesprek organiseer je in een veilige en vertrouwelijke omgeving, waarin de vertrekkende medewerker vrijuit kan spreken. Dat betekent ook dat je openstaat voor feedback, bereid bent om te luisteren en bereid bent om actie te ondernemen op basis van de informatie die je krijgt. Hier zijn de stappen om een exitgesprek te voeren:
Planning en voorbereiding
- Plan het gesprek kort voor de laatste werkdag van de werknemer, maar niet op het allerlaatste moment.
- Reserveer voldoende tijd voor het gesprek (meestal 30 minuten tot 1 uur).
- Zorg ervoor dat je als gesprekspartner als onpartijdig wordt gezien door de medewerker, bijvoorbeeld de HR-manager, een (andere) leidinggevende of een externe consultant.
Creëer een open en vertrouwelijke omgeving
- Benadruk dat het doel van het gesprek is om eerlijke feedback te krijgen en dat alles wat wordt besproken, vertrouwelijk blijft, tenzij er sprake is van ernstige zaken die verder onderzoek vereisen, zoals fraude, crimineel gedrag of grensoverschrijdend gedrag.
- Moedig de werknemer aan om vrijuit te spreken zonder repercussies.
Stel open vragen
- Gebruik open vragen om meer gedetailleerde en zinvolle antwoorden te krijgen.
- Vraag door, zodat je gedetailleerde informatie krijgt en alle feiten op tafel komen.
- Let wel op dat de sfeer ontspannen blijft en het geen kruisverhoor wordt.
Vraag naar de redenen voor het vertrek
- Vraag naar specifieke redenen voor het vertrek, zoals carrièrekansen elders, werkomstandigheden, salaris of problemen met het management.
- Vraag ook wat er in de ogen van de medewerker zou moeten veranderen of hoe het vertrek voorkomen had kunnen worden.
Bespreek positieve ervaringen
- Vraag ook naar positieve aspecten van het werk bij het bedrijf.
- Dit helpt niet alleen om een evenwichtig beeld te krijgen, maar het is ook nuttig om te weten welke aspecten van het bedrijf worden gewaardeerd en behouden moeten blijven.
Bedank de werknemer
- Toon waardering voor de tijd en inspanning die de medewerker heeft geïnvesteerd in het bedrijf.
- Laat de medewerker weten dat de feedback waardevol is en wordt gebruikt om verbeteringen aan te brengen.
Documenteer en analyseer
- Maak aantekeningen tijdens het gesprek en neem de belangrijkste punten nog een keer door ter controle of je alles goed hebt begrepen.
- Zorg ervoor dat de feedback wordt gedocumenteerd.
Door het exitgesprek serieus te nemen en waardevolle feedback te verzamelen, kan je als organisatie inzicht krijgen in de redenen voor het vertrek van medewerkers en verbeteringen aanbrengen om toekomstige talenten te behouden. Wil je ook monitoren hoe je huidige medewerkers hun werk en werkomgeving ervaren?
