Een beoordelingsgesprek is een gesprek tussen een leidinggevende en een medewerker waarin de prestaties van de medewerker worden besproken en geëvalueerd. Het doel van een beoordelingsgesprek is om de sterke punten en verbeterpunten van de medewerker te identificeren en samen afspraken te maken om de prestaties te verbeteren. Een beoordelingsgesprek kan ook worden gebruikt als basis voor besluiten over salarisverhoging, promotie of ontslag. Daarom is het zo belangrijk dat het gesprek eerlijk en objectief wordt gevoerd en dat beide partijen op een open en constructieve manier met elkaar communiceren. Nu blijkt dat leidinggevenden het lastiger vinden om een beoordelingsgesprek te voeren naarmate medewerkers meer thuis werken.
Sturen op resultaat
Sinds corona is het in veel organisaties gebruikelijk dat kantoorpersoneel een deel thuis werkt en enkele dagen op kantoor is. Voor de leidinggevende heeft dit als gevolg dat de medewerker minder in beeld is. Als het gedrag van een medewerker minder zichtbaar is, ligt het voor de hand dat je als leidinggevende gaat sturen op resultaten. Dat heeft wel enkele kanttekeningen:
- Sturen op output met kengetallen kan ten koste gaan van de kwaliteit. Elke dag een lege mailbox wil immers niet zeggen dat alle mailtjes ook adequaat zijn afgehandeld.
- Een medewerker heeft niet altijd de resultaten volledig in eigen hand. Output kan afhankelijk zijn van het beleid van de organisatie, kwaliteit en inzet van het team, ontwikkelingen in de markt of gedrag van klanten.
Natuurlijk kan je afspraken maken over resultaten en deze in het beoordelingsgesprek terug laten komen, maar het is goed om ze te combineren met andere indicatoren, zoals de manier van werken.
Sturen op werkwijze
Vertrouwen en autonomie zijn belangrijke waarden in het nieuwe werken. Het vraagt van een leidinggevende meer creativiteit om voldoende informatie te verzamelen over de manier van werken van de medewerker. Als het aantal contacturen op de werkvloer beperkt is, kan je als leidinggevende op andere manieren informatie verzamelen:
– Periodieke audits waarin de kwaliteit van het werk wordt gemeten
– Mystery klanten om klantvriendelijkheid en het proces van afhandeling te toetsen
– Correspondentie met collega’s, andere afdelingen, klanten of leveranciers
Je kan daarnaast met de medewerker periodiek het gesprek aangaan over het werk. De STARR-methode is bijvoorbeeld een effectieve gesprekstechniek om tijdens deze gesprekken in te zetten, mits je het op een natuurlijke wijze gebruikt.
Voorbereiden van een beoordelingsgesprek
Een goed beoordelingsgesprek begint met huiswerk, voor zowel de werknemer als de leidinggevende. Zo’n voorbereiding is eenvoudiger als je de volgende zes stappen doorloopt:
- Verzamel alle informatie over de prestaties van de medewerker. Analyseer deze en zet ze af tegen de afgesproken doelstellingen.
- Verzamel alle informatie over het gedrag en de manier van werken van de medewerker. Je kan dit nog aanvullen met behulp van 360° feedback van collega’s.
- Bereid het gesprek voor. Zet de alle punten die aan de orde moeten komen, op een rijtje.
- Formuleer de belangrijkste hoofdvragen. Zorg ervoor dat het open vragen zijn, o.a. over het werk, doelen en ambities. Je kan ook vragen hoe het thuiswerken bevalt, hoe een werkdag thuis eruit ziet en wat nog kan worden verbeterd.
- Bereid de doelen voor het komende jaar alvast voor, zodat je ze met de medewerker in het gesprek meteen concreet kunt maken.
- Bedenk op welke termijn je de medewerker weer wilt zien om de voortgang te bespreken. Bereid ook alvast eventuele scholing of ondersteuning voor.
Met een goede voorbereiding zul je merken dat het gesprek soepeler verloopt en je gemakkelijker tot concrete afspraken komt. Dit is niet alleen voor jou als leidinggevende prettig, maar ook voor de medewerker fijn.
Nog even iets anders.
Vind je dat medewerkersonderzoeken managers moet inspireren tot het juiste gesprek? Dat ze ook nog een beetje leuk moeten zijn voor medewerkers? Probeer Solkie Pro uit en zie hoe het ook anders kan. Of plan een oriëntatie gesprek en dan kunnen we ook ervaringen van anders organisaties en instellingen bespreken.
