Een van de meest kritieke succesfactoren van een medewerkerstevredenheidsonderzoek is de respons. Zonder ingevulde vragenlijsten heb je geen resultaten. Dat klinkt als een open deur, maar in de praktijk blijkt het een hersenbreker. Je zult niet de eerste HR-professional zijn die veel energie en tijd heeft gestoken in het opzetten van een digitaal medewerkerstevredenheidsonderzoek, die vervolgens nauwelijks wordt gevuld. Vandaar dat we je in dit blog de 7 geheimen krijgt die je helpen om de respons op een representatief niveau te krijgen.

Geheim 1: maak het persoonlijk

Als het ook maar enigszins mogelijk is, nodig de medewerker dan persoonlijk uit. Leg uit wat het doel is van het onderzoek en waarom het zo belangrijk is dat hij of zij meedoet. Vertel er ook bij wat het kan opleveren als voldoende mensen meewerken aan de enquête. En vergeet vooral niet de waardering uit te spreken voor de medewerking. Van complimenten wordt iedereen blij.

Geheim 2: een korte, aantrekkelijke uitnodiging

De uitnodiging om mee te werken aan het onderzoek, begint met de onderwerpregel van de mail. Besteed daar dus aandacht aan en maak het onweerstaanbaar. Let er wel op dat je geen spam-gevoelige woorden gebruikt, waardoor je uitnodiging in de verkeerde map belandt. Voorbeelden van dit soort woorden zijn: aanbieding, gratis en belangrijke boodschap. Eenmaal geopend, leest de medewerker in een kort bericht, geschreven in duidelijke taal, het hoe en waarom van de enquête en wat er van de medewerker wordt verwacht. Geef ook aan hoe lang het invullen gaat duren. Sluit vervolgens persoonlijk af met je voor- en achternaam.

Geheim 3: een goed verzendmoment

Er is veel onderzoek gedaan naar de beste momenten om mail te verzenden. Zo is er een duidelijk verschil in zakelijk mailverkeer en privémail. Mensen die volgens kantooruren aan het werk zijn, starten maandagochtend op met hun agenda en mail, maar filteren in die mailbox alles eruit wat geen prioriteit heeft. De vraag is vervolgens of die mailtjes later nog worden geopend. Ook aan het eind van de week wordt er weer geprioriteerd, in aanloop naar het weekend. Een lang verhaal kort: dinsdag en donderdag zijn de beste dagen om een mail te sturen als je wilt dat deze ook wordt geopend en dan bij voorkeur in de ochtend.

Geheim 4: gebruik de kracht van herhaling

Wanneer de respons op jouw vragenlijst achterblijft, is het slim om een reminder te sturen. In de regel geldt dat je dit het best een week na de eerste verzending van je enquête kunt doen. Je kunt je respondenten hierbij extra motiveren door ze een incentive aan te bieden, zoals een samenvatting van de resultaten zodra je onderzoek is afgerond. Als een onderzoek qua organisatie slim in elkaar zit, worden de reminders geautomatiseerd verzonden, na bijvoorbeeld een week en nog een keer na drie weken.

Geheim 5: maak gebruik van gamification

Door spelelementen in te zetten, verhoog je de attractiviteit van een onderzoek. Het toepassen van deze techniek wordt gamification genoemd. Zeker als je frequenter medewerkersonderzoek wilt inzetten, is het slim om zo’n extra motiverende techniek te gebruiken. Gamification maakt gebruik van verschillende psychologische elementen, zoals beloning, creativiteit en nieuwsgierigheid. Door gamification toe te voegen, kan de respons 20 tot 60% verbeteren.

Geheim 6: maak het aantrekkelijk

Voor niets gaat de zon op, dus maak het voor je medewerkers aantrekkelijk om mee te werken. Zorg dat je een goed antwoord hebt op de vraag: ‘what’s in it for me?’ Maak de rol van de medewerkers groter dan alleen het invullen van de vragenlijst. Deel de uitslag en geef bijvoorbeeld concrete tips hoe de medewerker zelf aan de slag kan met verbeterpunten.

Geheim 7: help medewerkers het af te maken

Als je weet hoe vaak er door mensen aan een vragenlijst wordt begonnen zonder het ooit af te maken, dan weet je ook het belang om mensen aan te sporen een enquête af te ronden. Ook dit kun je automatiseren, waardoor de medewerkers  vriendelijk wordt gevraagd om de enquête, inclusief het linkje, even af te maken. Dit werkt enorm responsverhogend!

Solkie heeft veel ervaring met het inrichten, organiseren en automatiseren van medewerkerstevredenheidsonderzoeken. Via een handige software krijgen medewerkers maandelijks een aantal vragen over geselecteerde thema’s. Door gamification toe te passen, blijven ze gemotiveerd om de vragenlijsten in te vullen. Het monitoren en stimuleren van de respons verloopt volledig geautomatiseerd. Medewerkers krijgen terugkoppeling van de resultaten en concrete tips om met de verbeterpunten aan het werk te gaan. Directie en management kunnen de resultaten volgen via overzichtelijke real time dashboards.

Meer weten over succesvolle medewerkerstevredenheidsonderzoeken?